executive assistant skills
Zjistěte více o rolích a odpovědnosti, platu a základních dovednostech, které jsou nutné k tomu, abyste se stali úspěšným výkonným asistentem:
Úloha výkonných asistentů se v posledních letech vyvinula. Z pouhého odpovídání na telefonní hovory a přivítání hostů z kanceláře se dnes stali strategický partner, řešitel problémů a důvěryhodný důvěrník. Nyní mají větší hodnotu než dříve. Jejich funkce se proměnila ve strategičtější než podpůrnou.
Vedoucí pracovníci dnes spoléhají na své asistenty mnohem víc než jen na pomoc administrátora. Závisí na svých EA pro technickou odbornost, strategické poradenství a kritickou analýzu situací. Jejich role sahá až k fušování do široké škály věcí a rozmanitých problémů, jako je interní komunikace, řízení projektů, plánování akcí atd.
Co se naučíte:
- Role a odpovědnost výkonného asistenta
- Výkonný asistent plat
- Seznam dovedností výkonného asistenta
- Dovednosti vynikajícího výkonného asistenta
- Co dělá výkonného asistenta Rockstar?
- Závěr
Role a odpovědnost výkonného asistenta
Jejich práce je popisována jako mocenská role. Je tedy nevyhnutelné, že výkonní asistenti by měli mít nějaké speciální dovednosti, aby vše zvládli. Pokud plánujete být jedním, zde je seznam základních a základních dovedností, které musíte mít. Ale předtím musíte vědět, jaké jsou povinnosti výkonného asistenta.
Odpovědnosti výkonného asistenta
[obraz zdroj ]
Ačkoli role a povinnosti výkonného asistenta v minulých letech hodně vzrostly, některé základní zůstaly stejné.
Mezi odpovědnosti patří:
- Příprava dokumentů, jako jsou finanční zprávy, faktury, poznámky, dopisy, zprávy atd.
- Péče o hovory podle potřeby, jako je přijímání, směrování nebo předávání zpráv.
- Péče o základní vedení účetnictví.
- Shromažďujte a ukládejte firemní záznamy, zprávy a dokumenty.
- Příprava podkladů pro kontrolu a prezentaci po prozkoumání a provedení údajů.
- Pomozte vedoucím pracovníkům připravit se na schůzky.
- Přesné zaznamenávání minut schůzky.
- Oprava schůzek.
- Používání počítačů pro různé práce.
- Zajišťování cestování.
- Správa databáze, objednávání spotřebního materiálu a plnění podobných kancelářských povinností.
- Kontrola, třídění a distribuce komunikace, jako jsou faxy, e-maily, dopisy atd.
Výkonný asistent plat
[obraz zdroj ]
Pracovní místa výkonných asistentů se umisťují na druhém místě v seznamu nejlépe placených pracovních míst na trhu a nepotřebují konkrétní stupeň ani úroveň vzdělání. Plat EA se liší v různých průmyslových odvětvích. Mohou vydělat mezi 55 000 až 70 000 USD.
Seznam dovedností výkonného asistenta
Být výkonným asistentem je náročná práce. Takže pokud jste v této práci odhodlaní, musíte mít některé základní dovednosti.
Tyto dovednosti jsou podrobně vysvětleny níže:
# 1) Příklon k rozhovorům
Výkonný asistent je jako mluvčí a jeho slova jsou považována za slova jejich šéfa. Proto jsou nezbytné skvělé komunikační dovednosti na odborné úrovni se správnými telefonními etiketami a leštěným jazykem. Měli byste být přesvědčiví a měli byste být schopni dát všechno na stůl přesně a jasně.
Asistenti často musí převzít de facto role interní komunikace jménem svých šéfů. Vedoucí pracovníci také chtějí zkontrolovat nápady napříč vámi nebo získat váš názor na něco zásadního. Musí tedy být schopni upřímně vyjádřit svůj úhel pohledu.
# 2) Bezvadné dovednosti pro organizaci a stanovení priorit
Pro výkonné asistenty je to absolutní nutnost, protože mají rychle se měnící a neustále se měnící roli. Nemohou si tedy dovolit ztratit čas tím, že budou neorganizovaní. Dobrý manažer musí být bezchybně organizován.
Vyžadují upřednostnit úkoly podle zaměření a dokončit je jeden po druhém. Pomáhají svému šéfovi při určování priorit úkolů, a tak musí udělat totéž dříve. Umožňuje jim tak pomoci svému šéfovi minimalizovat rozptýlení a soustředit se pouze na nejnaléhavější problémy a činnosti, které mají nejvyšší vliv.
To vyžaduje zdravý úsudek, aby bylo možné rozhodnout, co vyžaduje pozornost a co můžete jednoduše vypnout. Asistent musí spolupracovat se svým nadřízeným, aby dal práci přednost. Aby bylo dobré upřednostňovat vaše hlavní cíle, musí být jasné, protože bez jasných cílů to nemůžete udělat.
# 3) Multi-Tasking
[obraz zdroj ]
jaká je nejlepší e-mailová služba k použití
Multitasking je mýtus, protože náš mozek zvládne pouze jednu složitou práci najednou. V roli výkonného asistenta je ale nezbytný určitý stupeň multitaskingu. Nyní to můžete provést kombinací dvou jednoduchých úkolů.
Například, hovoříte a osoba na druhé straně váš hovor přidržel. Věnujte čas odpovědi na některé e-maily nebo rezervaci na cestování. Musíte upřednostnit svou práci a dokončit ji jeden po druhém. Ale míchání některých bezduchých úkolů vám ušetří spoustu času.
# 4) Zběhlý v technologii
Výkonní asistenti musí být zběhlí v technologických dovednostech, protože potřebují vytvářet firemní zprávy, provádět zadávání dat, spravovat kalendáře atd. Musíte tedy důkladně znát nástroje MS Office, internet atd. Také často musí pracovat se systémem řízení vztahů se zákazníky, virtuální technickou podporou a platformou zákaznických služeb.
A proto musí mít výkonný asistent důkladnou znalost operačních systémů, softwaru, prohlížečů atd.
# 5) Oko pro podrobnosti
Komunikace partnerů a klientů je citlivá, takže při jejich zacházení je třeba se zaměřovat na detaily. To jim pomáhá vyhnout se překlepům a gramatickým chybám. Sledování detailů také pomáhá v jiných pracích spolu s tím, jak zajistit důvěryhodné a přesné pracovní vstupy.
Chyby by nejen snížily vaši pověst, ale také přiměly vašeho šéfa zpochybnit vaši důvěryhodnost.
# 6) Rozhodující a rychlé
Být výkonným asistentem je jako běhat stále rychlým tempem. Nemají čas být pomalý nebo vágní. Musíte být schopni posoudit situaci, shromáždit potřebné informace, klást otázky, na kterých záleží, a pak jednat rychle.
Možná nebudete mít vždy všechny potřebné informace, ale vždy budete muset jednat sebevědomě a rychle. Nebudete mít luxus čekání na větší jasnost nebo horší, někdy dokonce i povolení.
Dovednosti vynikajícího výkonného asistenta
Existují výkonní asistenti a pak jsou vynikající výkonní asistenti. Vynikající jsou ti, kteří mají kromě výše zmíněných i nějaké další dovednosti.
# 1) Zdroje
Výkonní asistenti jsou často žádáni, aby zvládli nemožné úkoly. A nemůžete si stěžovat, protože je to součást práce, přichází s územím. Musíte mít spojení, lidi, od kterých můžete mít prospěch. Musíte si být vědomi všech správných míst pro různé věci, ke komu se obrátit, jak vyjednávat a kde hledat. To je způsob, jakým budete moci vytáhnout nemožné.
# 2) Zůstaňte klidní
[obraz zdroj ]
Vedoucí pracovníci často pracují pod vysokým tlakem a většina z nich je také náročná. Tento tlak a požadavky se přenášejí na asistenty. Mnoho dní bude jako požární cvičení. Musíte se tedy zachovat v klidu. Jen tak budete moci dodržet termíny a plnit úkoly.
proč je linux lepší než windows
# 3) Zvažte celkový obraz
Výkonní asistenti pracují se všemi úrovněmi zaměstnanců a více odděleními. Abyste mohli efektivně vyřídit věci jménem svého šéfa, musíte dobře rozumět podnikání. Pokud něčemu nerozumíte, domluvte si oběd s někým, kdo to dělá, a promluvte si s ním.
Totéž můžete udělat s někým z každého oddělení. Pomůže vám získat více znalostí o tom, jak tým hraje zásadní roli ve větší misi společnosti. Je to jeden z nejlepších způsobů vytváření sítí. Musíte mít základní znalosti o všem, abyste mohli svým nadřízeným a šéfovi nabídnout zásadní poznatky.
# 4) Pevná diskrétnost
Vedení neustále pracuje s citlivými informacemi, což znamená, že k nim mají přístup také asistenti. Se všemi privilegovanými informacemi musí být zacházeno citlivě.
Úspěch výkonného asistenta je založen na důvěře. Být nedbalí s citlivými informacemi může nejen narušit tuto důvěru, ale také vás může stát práci. A pokud jste omylem udělali skluz, vlastněte ho. Dejte vědět svému šéfovi dříve než kdokoli jiný a vymyslete nápravu.
# 5) Předvídat
[obraz zdroj ]
Výkonní asistenti vzkvétají, když mohou předvídat možné události a předvídat problémy ještě předtím, než se obrátí k úplným problémům. Měli by být schopni předvídat situačně i osobně.
Situační předvídání je situace, kdy předvídáte možnosti výskytu problému a aktivně pracujete na tom, abyste jim zabránili. Osobní očekávání je znát výstřednosti a preference vašeho šéfa. V obou scénářích musíte být schopni zastavit to v rané fázi, což vám na cestě ušetří nespočet bolestí hlavy.
# 6) Flexibilita
Práce výkonného asistenta je široká a odlišná. To znamená, že se budete muset okamžitě otočit o 360 stupňů. Věci se mění lusknutím prstů a asistenti se musí přizpůsobit a odpovídajícím způsobem reagovat.
Měli by být schopni rychle změnit to, po čem jdou. Například, můžete se snažit něco udělat, právě pak se prochází váš šéf a požaduje, abyste urgentně dokončili nějaký další úkol. Abyste mohli nově přidělenou úlohu dokončit, musíte být schopni pozastavit probíhající práci. Ale pak musíte být také schopni vrátit se k tomu, co jste dělali.
Co dělá výkonného asistenta Rockstar?
Být výkonným asistentem není snadné, ale být asistentem rockstar vyžaduje mnohem víc. Když jste tak dobří, váš šéf na vás závisí na mnoha věcech. V takovém případě nemůžete ustoupit nebo zpomalit. Musíte zůstat o krok napřed a být asistentem rockstar.
# 1) Buďte proaktivní
[obraz zdroj ]
Chcete-li být asistentem rockstar, musíte mít vlastní mysl. Nemůžete vždy záviset na tom, aby vám váš šéf řekl, co je třeba udělat. Za den výkonného ředitele se může pokazit spousta věcí, a proto je očekávání zásadní.
Stejně důležité je však mít k problémům správný přístup. Vždy se snažte být připraveni na řešení ještě předtím, než vás o to požádají, a zkuste také připravit alternativy.
# 2) Mít silnou kůži
Výkonní asistenti se každý den setkávají s různými druhy lidí a ne každý se k nim chová hezky. Někteří lidé mohou mít špatný den nebo někteří jsou od přírody přirozeně nevrlí. Při jednání s takovými lidmi se musíte naučit nebrat nic osobně. Často potřebují někoho, kdo by se odvzdušnil. Nesmíte dopustit, aby vám tento druh kritiky ublížil.
Jinak budete vždy vyčerpaní, skleslí a podrážděni. Budete také zaostávat ve své práci. Pokud se tedy s takovými lidmi setkáte, jděte na procházku nebo kávu, meditujte nebo cokoli, co vám pomůže.
# 3) Ochota jít o kilometr dál
Dobrý asistent by měl být vždy ochoten se učit. Jedině tak mohou zůstat před novým softwarem, postupy a technologií. Měli byste tedy být nezávislým myslitelem, který nemusí vždy někoho vést.
Někdy může být práce ohromující, v těchto dobách zůstaňte v klidu, upřednostňujte a poté proaktivně delegujte úkol a následná opatření. Při řešení problémů, odvrácení krize a dodržování závazků byste měli být neúnavní. Stručně řečeno, musíte být ochotní, spolehliví, chytří a sebevědomí. Pouze tak budete pro organizaci přínosem.
# 4) Dobrovolník pro speciální projekty
Pokud probíhá speciální projekt a výkonný pracovník nemá dostatečný počet zaměstnanců, aby se mu mohl věnovat, přejděte k dobrovolnické činnosti. Bude to pro vás příliš mnoho zapojit se do projektu při zachování staré práce, ale nikdy nepovažujte žádnou práci za příliš malou.
Často kladené otázky
Otázka č. 1) Jaké jsou tři nejlepší dovednosti výkonného asistenta?
Odpověď: Mezi tyto dovednosti patří:
- Měl by být zběhlý v technologii.
- Dobrý ve verbální i písemné komunikaci.
- Měli by vědět, jak si vše zorganizovat.
Otázka 2) Proč jsou asistenti důležití pro vedoucí pracovníky?
Odpovědět: Asistenti se nekonečně starají o potřeby svých šéfů a předvídají také jejich potřeby. Udržují své šéfy ve všem a včas. Jednoduše řečeno, úkolem asistenta je udržovat organizovaného ředitele a vypadat dobře.
Otázka č. 3) Jak se stát výkonným asistentem generálního ředitele?
Odpovědět: Měli byste mít alespoň bakalářský titul s dobrými komunikačními schopnostmi a ovládáním jazyka. Mít pokročilý titul také pomáhá.
Otázka č. 4) Jaký je význam výkonného asistenta na úrovni C?
Odpovědět: Také známý jako C-suit je adjektivum pro popis vedoucích pracovníků na vysokých pozicích v organizaci. C je zkratka pro šéfa. Důstojníci nebo vedoucí pracovníci na úrovni C jsou považováni za silné a vlivné.
Závěr
Jako výkonný asistent získáte práci s různými aplikacemi, nástroji a programy. Musíte také pracovat na svých mezilidských dovednostech, protože jsou stejně důležité. Můžete se naučit používat nový program, který vám pomůže s multitaskingem. Chcete-li však být nejlepším výkonným asistentem, musíte být schopni předpovědět, co může váš šéf dále potřebovat.
Vždy byste měli být dobří při jednání s obtížnými lidmi a pochopit, jak důležité je soukromí. To jsou základní dovednosti skvělého výkonného asistenta.
Doporučené čtení
- Úloha pomocníka QA při testování softwaru
- Koordinátor Cum Training Pune pro IT podporu a rozvoj podnikání
- Jak v tomto hodnocení požádat o povýšení a zvýšení platu
- Jak vylepšit své testovací dovednosti a porazit konkurenci!
- Jak na základě vašich dovedností přijít na to, jaká práce QA vám nejlépe vyhovuje?
- Nástroje nad dovednosti: Chybí nám smysl?
- Vedení v testování - Odpovědnosti testovacích vedoucích a jak efektivně řídit testovací tým
- Coolmuster Android Assistant pro obnovu dat Android [RECENZE]