how write effective emails qa
Co je první, co děláme, když se dostáváme do práce (nebo někdy hned po probuzení)? - Zkontrolujte e-mail, že? Někdy nevíme, jaký bude náš den, dokud si nepřečteme každý e-mail v doručené poště.
V mnoha našich dřívějších článcích jsme zdůraznili důležitost dobra Komunikační dovednosti efektivně sdělit vaši zprávu zamýšlenému publiku - jedné z důležitých Měkké dovednosti pro testery .
V tomto článku se zaměříme na jednu konkrétní část písemné komunikace - e-mail.
Sdílíme několik tipů a triků, díky nimž bude e-mailová komunikace plynulejší a efektivnější. To platí pro všechny týmy, nejen pro tým QA.
Řekněme, že jste obdrželi tento e-mail:
E-mail č. 1
Na: Testovací tým
Předmět: Aktualizace QA
Tělo:
Tým,
Došlo k neočekávanému zpoždění v nasazení kódu do pracovního prostředí. Z nějakého důvodu došlo ke smíchání kódu a nevíme, kdy budou tyto problémy vyřešeny. Budeme muset odložit naše aktivity, nevím dokud. Takže zapojte y sebe v jiných testovacích činnostech.
Plánuje se, že požadavek na změnu CR0100H68 zasáhne produkci do konce tohoto měsíce. Projděte dokument z bodu sdílení a uveďte odhad.
Dík,
Tým X, QA.
Myslíte si, že je e-mail účinný? Porovnejte to s následujícím:
E-mail č. 2
Na: Testovací tým
Předmět: Nasazení fázového kódu prostředí se zpožděním - na neurčito & CR0100H68 - analýza potřeb
Tělo:
Ahoj tým,
Dnes mám pro tým dvě aktualizace.
# 1) Pracovní prostředí Problémy s nasazením:
- Z neočekávaných důvodů je nasazení kódu pracovního prostředí zpožděno - zatím žádné ETA. Musíme odložit naše pracovní činnosti, dokud nebudeme mít další aktualizace.
- Pracujte na vytváření šablon pro audit kvality, dokud nebude vyřešen.
# 2) Nová aktualizace a úkoly týkající se žádosti o změnu CR0100H68:
- Očekává se, že bude spuštěn do konce měsíce.
- Projděte si prosím dokumenty a zítra mi sdělte následující podrobnosti EOD.
- Kolik testovacích scénářů potřebujeme?
- Kolik ze stávající dokumentace budeme muset změnit?
- Kolik času máte na napsání nové dokumentace?
- Požadavky na testovací údaje?
- Čas provedení testu?
Dík,
Tým X, QA.
Kdybych byl příjemcem e-mailu č. 1, stalo by se to:
- Možná ji ani neotevřu hned, protože předmět zprávy nijak nesděluje důležitost obsahu e-mailu.
- I kdybych to otevřel - přiznejme si to, je to jen jeden velký kus slov; přinejmenším zdlouhavé.
- Úkoly, které je třeba udělat, nebo očekávání ode mě jsou docela vágní, takže opravdu netuším, co mám dělat.
Ale pokud dostanu e-mail č. 2:
- Vím, o čem je e-mail - předmět zprávy mi pomůže správně uhodnout tón toho, co se sděluje.
- Obsah je jasně uspořádán do bodů s odrážkami, což usnadňuje uchopení věcí.
- Všechny úkoly, které je třeba udělat, a ETA jsou jasně definovány, abyste věděli, co dělat.
V ideálním případě bych zprávu rozdělil a poslal 2 samostatné e-maily o dvou tématech, o kterých poskytuji aktualizace.
Ale to je vaše volba.
Jak vidíte, přijetí jednoduchých opatření zlepšilo kvalitu komunikace.
Pokyny, díky nimž je e-mailová komunikace plynulejší a efektivnější
# 1) Uspořádejte si myšlenky, než začnete psát e-mail.
#dva) Použijte předmět ve svůj prospěch - Nastavte tón obsahu e-mailu. Nechte příjemce, pokud chcete, nahlédnout do toho, co je uvnitř.
# 3) K signalizaci kritické komunikace použijte příznak „Důležité“ v e-mailovém programu, ale při rozhodování o tom, co je důležité, buďte opatrní. Například, pokud testování nemůže pokračovat kvůli nějaké chybě a všechny týmy o tom musí vědět - označte e-mail jako důležitý.
# 4) Jasně definujte záměr e-mailu. E-mail má 3 základní důvody
- Poskytujete informace - Buďte ostří ohledně toho, co píšete. Mějte to jasně, jednoduše. Mějte to stručné.
- Žádáte informace - Co chcete, kdy chcete, jak to chcete.
Například, Chtěl bych kopii dokumentu plánu zkoušek od EOD. Umístěte totéž do společné složky projektu a dejte mi vědět . - Takové prohlášení vám řekne: „Jaký - testovací plán, kdy - EOD a jak - umístit jej do společné složky. - Potvrzení - Jsou to jednorázové linky a nemají toho moc. Typicky „Děkuji“ nebo „Hotovo“.
# 5) Zkuste zkontrolovat pravopis. Většina e-mailových aplikací přichází s možností provádět tuto kontrolu povinně při každém odeslání e-mailu.
výchozí brána není k dispozici Windows 10 2019
# 6) Pokud jste zahrnuti do seznamu CC, znamená to, že je to FYI. Musíte tedy jen vědět, o co jde, ale akce od vás se neočekávají.
# 7) Nepoužívejte „Odpovědět všem“, pokud to není nutné.
# 8) Chcete-li zabránit tomu, aby byl e-mail, který jste odeslali více příjemcům, „zodpovězen všem“, BCC všechny e-mailové adresy.
# 9) Buďte citliví. Pokud poskytujete kritickou nebo negativní zpětnou vazbu o osobě nebo produktu, zkuste to udělat přímo s danou osobou nebo zaslat e-mail pouze této jedné osobě.
Doporučené čtení = >> E-mailové nástroje pro testování předmětu
Několik dalších tipů, jak se vyhnout momentům „Jejda“
# 1) Až vytvoříte e-mail a budete spokojeni s obsahem, který jste napsali, přidejte e-mailové adresy do polí Komu, CC nebo BCC. Důvodem je, že někdy můžete omylem kliknout na „odeslat“, než budete připraveni, a skončit jako odesílatel neúplného nebo nesprávného e-mailu.
#dva) Když se stane, že jste omylem poslali napůl kompletní (nebo napůl neúplný, v závislosti na vašem filosofickém ohnutém) e-mailu, je k dispozici možnost odvolání, která vás opraví.
# 3) Pokud jste v psaní oficiálních e-mailů nováčci, zkuste si před odesláním přečíst odborníka, který si jej přečte, a získejte jeho názor.
# 4) Nepoužívejte hovorový výraz nebo idiom, pokud nevíte, co to znamená. Můžete skončit s tím, že řeknete něco trapného a jakmile je e-mail odeslán, je do značné míry vytesán do kamene.
Opravdu doufám, že vám to pomůže psát lepší e-maily. Podělte se s námi o své zkušenosti.
Máte nějaké další tipy? Uveďte svůj názor a neváhejte a komentujte níže.
Doporučené čtení
- 10 NEJLEPŠÍCH nástrojů pro testování e-mailů pro vaši další úspěšnou e-mailovou kampaň
- 10 nejlepších generátorů falešných e-mailů (získejte bezplatnou e-mailovou adresu)
- 10+ nejlepších nástrojů pro sledování e-mailů (software pro sledování e-mailů) pro uživatele Gmailu a Outlooku
- Top 10 e-mailových ověřovacích a ověřovacích služeb v roce 2021
- 5 nejoblíbenějších poskytovatelů transakčních e-mailových služeb v roce 2021
- Jak sestavit efektivní testovací tým
- Jak vybudovat úspěšný tým QA
- Team Building v testování softwaru - Jak vybudovat a rozšířit váš tým QA