Menu

Jak psát efektivní e-maily týmu QA (nebo jakémukoli) (Ukázkový e-mail je součástí)

how write effective emails qa

Vyzkoušejte Náš Nástroj Pro Odstranění Problémů

Co je první, co děláme, když se dostáváme do práce (nebo někdy hned po probuzení)? - Zkontrolujte e-mail, že? Někdy nevíme, jaký bude náš den, dokud si nepřečteme každý e-mail v doručené poště.

V mnoha našich dřívějších článcích jsme zdůraznili důležitost dobra Komunikační dovednosti efektivně sdělit vaši zprávu zamýšlenému publiku - jedné z důležitých Měkké dovednosti pro testery .

V tomto článku se zaměříme na jednu konkrétní část písemné komunikace - e-mail.

Jak psát efektivní e-maily

Sdílíme několik tipů a triků, díky nimž bude e-mailová komunikace plynulejší a efektivnější. To platí pro všechny týmy, nejen pro tým QA.

E-mailová komunikace

Řekněme, že jste obdrželi tento e-mail:

E-mail č. 1

Na: Testovací tým
Předmět: Aktualizace QA
Tělo:
Tým,
Došlo k neočekávanému zpoždění v nasazení kódu do pracovního prostředí. Z nějakého důvodu došlo ke smíchání kódu a nevíme, kdy budou tyto problémy vyřešeny. Budeme muset odložit naše aktivity, nevím dokud. Takže zapojte y sebe v jiných testovacích činnostech.

Plánuje se, že požadavek na změnu CR0100H68 zasáhne produkci do konce tohoto měsíce. Projděte dokument z bodu sdílení a uveďte odhad.

Dík,
Tým X, QA.

Myslíte si, že je e-mail účinný? Porovnejte to s následujícím:

E-mail č. 2

Na: Testovací tým
Předmět: Nasazení fázového kódu prostředí se zpožděním - na neurčito & CR0100H68 - analýza potřeb
Tělo:
Ahoj tým,
Dnes mám pro tým dvě aktualizace.

# 1) Pracovní prostředí Problémy s nasazením:

  • Z neočekávaných důvodů je nasazení kódu pracovního prostředí zpožděno - zatím žádné ETA. Musíme odložit naše pracovní činnosti, dokud nebudeme mít další aktualizace.
  • Pracujte na vytváření šablon pro audit kvality, dokud nebude vyřešen.

# 2) Nová aktualizace a úkoly týkající se žádosti o změnu CR0100H68:

  • Očekává se, že bude spuštěn do konce měsíce.
  • Projděte si prosím dokumenty a zítra mi sdělte následující podrobnosti EOD.

- Kolik testovacích scénářů potřebujeme?
- Kolik ze stávající dokumentace budeme muset změnit?
- Kolik času máte na napsání nové dokumentace?
- Požadavky na testovací údaje?
- Čas provedení testu?

Dík,
Tým X, QA.

Kdybych byl příjemcem e-mailu č. 1, stalo by se to:

  • Možná ji ani neotevřu hned, protože předmět zprávy nijak nesděluje důležitost obsahu e-mailu.
  • I kdybych to otevřel - přiznejme si to, je to jen jeden velký kus slov; přinejmenším zdlouhavé.
  • Úkoly, které je třeba udělat, nebo očekávání ode mě jsou docela vágní, takže opravdu netuším, co mám dělat.

Ale pokud dostanu e-mail č. 2:

  • Vím, o čem je e-mail - předmět zprávy mi pomůže správně uhodnout tón toho, co se sděluje.
  • Obsah je jasně uspořádán do bodů s odrážkami, což usnadňuje uchopení věcí.
  • Všechny úkoly, které je třeba udělat, a ETA jsou jasně definovány, abyste věděli, co dělat.

V ideálním případě bych zprávu rozdělil a poslal 2 samostatné e-maily o dvou tématech, o kterých poskytuji aktualizace.
Ale to je vaše volba.

Jak vidíte, přijetí jednoduchých opatření zlepšilo kvalitu komunikace.

Pokyny, díky nimž je e-mailová komunikace plynulejší a efektivnější

# 1) Uspořádejte si myšlenky, než začnete psát e-mail.

#dva) Použijte předmět ve svůj prospěch - Nastavte tón obsahu e-mailu. Nechte příjemce, pokud chcete, nahlédnout do toho, co je uvnitř.

# 3) K signalizaci kritické komunikace použijte příznak „Důležité“ v e-mailovém programu, ale při rozhodování o tom, co je důležité, buďte opatrní. Například, pokud testování nemůže pokračovat kvůli nějaké chybě a všechny týmy o tom musí vědět - označte e-mail jako důležitý.

# 4) Jasně definujte záměr e-mailu. E-mail má 3 základní důvody

  • Poskytujete informace - Buďte ostří ohledně toho, co píšete. Mějte to jasně, jednoduše. Mějte to stručné.
  • Žádáte informace - Co chcete, kdy chcete, jak to chcete.
    Například, Chtěl bych kopii dokumentu plánu zkoušek od EOD. Umístěte totéž do společné složky projektu a dejte mi vědět . - Takové prohlášení vám řekne: „Jaký - testovací plán, kdy - EOD a jak - umístit jej do společné složky.
  • Potvrzení - Jsou to jednorázové linky a nemají toho moc. Typicky „Děkuji“ nebo „Hotovo“.

# 5) Zkuste zkontrolovat pravopis. Většina e-mailových aplikací přichází s možností provádět tuto kontrolu povinně při každém odeslání e-mailu.

výchozí brána není k dispozici Windows 10 2019

# 6) Pokud jste zahrnuti do seznamu CC, znamená to, že je to FYI. Musíte tedy jen vědět, o co jde, ale akce od vás se neočekávají.

# 7) Nepoužívejte „Odpovědět všem“, pokud to není nutné.

# 8) Chcete-li zabránit tomu, aby byl e-mail, který jste odeslali více příjemcům, „zodpovězen všem“, BCC všechny e-mailové adresy.

# 9) Buďte citliví. Pokud poskytujete kritickou nebo negativní zpětnou vazbu o osobě nebo produktu, zkuste to udělat přímo s danou osobou nebo zaslat e-mail pouze této jedné osobě.

Doporučené čtení = >> E-mailové nástroje pro testování předmětu

Několik dalších tipů, jak se vyhnout momentům „Jejda“

# 1) Až vytvoříte e-mail a budete spokojeni s obsahem, který jste napsali, přidejte e-mailové adresy do polí Komu, CC nebo BCC. Důvodem je, že někdy můžete omylem kliknout na „odeslat“, než budete připraveni, a skončit jako odesílatel neúplného nebo nesprávného e-mailu.

#dva) Když se stane, že jste omylem poslali napůl kompletní (nebo napůl neúplný, v závislosti na vašem filosofickém ohnutém) e-mailu, je k dispozici možnost odvolání, která vás opraví.

# 3) Pokud jste v psaní oficiálních e-mailů nováčci, zkuste si před odesláním přečíst odborníka, který si jej přečte, a získejte jeho názor.

# 4) Nepoužívejte hovorový výraz nebo idiom, pokud nevíte, co to znamená. Můžete skončit s tím, že řeknete něco trapného a jakmile je e-mail odeslán, je do značné míry vytesán do kamene.

Opravdu doufám, že vám to pomůže psát lepší e-maily. Podělte se s námi o své zkušenosti.

Máte nějaké další tipy? Uveďte svůj názor a neváhejte a komentujte níže.

Doporučené čtení

^