Menu

10 nejlepších systémů pro správu dokumentů pro lepší pracovní tok

  • Hlavní
  • Jiný
  • 10 nejlepších systémů pro správu dokumentů pro lepší pracovní tok

10 best document management systems

Vyzkoušejte Náš Nástroj Pro Odstranění Problémů

Nejčastěji používaný systém pro správu dokumentů:

S probíhajícím procesem digitalizace si lidé přejí omezit svou papírovou práci a očekávají, že budou mít přístup ke svým důležitým dokumentům odkudkoli a kdykoli.

Systémy pro správu dokumentů jsou nejlepším řešením, díky kterému bude tento úkol mnohem jednodušší. Čtečky PDF jsou nejlepším příkladem systému pro správu dokumentů, jehož prostřednictvím můžete přistupovat k souboru PDF offline a ukládat jej, abyste jej mohli kdykoli a kdekoli prohlížet a dokonce tisknout a publikovat.

Systémy pro správu dokumentů jsou známé také jako Content Management System a jsou obecně považovány za součást Enterprise Content Management (ECM). Týká se správy záznamů, pracovních toků, správy digitálních aktiv atd.

Systém správy dokumentů

V tomto výukovém programu se podrobně podíváme na nejpopulárnější systémy správy dokumentů, které řada úspěšných organizací používá k efektivní správě svých papírových dokumentů.

Co se naučíte:

Co je správa dokumentů?

Správa dokumentů může být definována jako způsob, který organizace používají ke správě a sledování elektronických dokumentů.

Pokyny pro lepší pochopení správy dokumentů:

  • Simultánní, ale samostatná úprava dokumentů, aby nedocházelo ke konfliktu přepsání.
  • Vrátit se k poslední přesné verzi dokumentu v případě jakékoli chyby.
  • Řízení verzí pro rozlišení mezi dvěma různými verzemi.
  • Rekonstrukce dokumentů.

Dnes je Správa dokumentů k dispozici od malé samostatné aplikace až po rozsáhlé celopodnikové konfigurace, které obsahují standardní funkce vyplňování dokumentů.

Mezi tyto funkce patří:

  • Umístění skladu
  • Zabezpečení a kontrola přístupu
  • Auditování a indexování
  • Klasifikace, vyhledávání a vyhledávání
  • Integrace s desktopovou aplikací

Systémy pro správu dokumentů

Systémy pro správu dokumentů označují správu a přístup k dokumentům elektronicky.

Systémy pro správu podnikového obsahu spravují a kontrolují digitální dokumenty vytvořené pomocí sady Microsoft Office Suite a účetního softwaru, jako je CAD atd.

Systém elektronické správy dokumentů by měl obsahovat níže uvedené komponenty, aby se ukázal jako účinný:

  • Import: Chcete-li do systému otevřít nový dokument.
  • Úložný prostor: Udržovat systémové soubory a využívat úložiště.
  • Identita: Chcete-li načíst dokumenty s přesností přiřazením indexů.
  • Vývozní: Odebrání položek ze systému.
  • Bezpečnostní: Ochrana heslem u určitých souborů pro oprávněné uživatele.

=> Kontaktujte nás navrhnout seznam zde.

Nejoblíbenější systémy pro správu dokumentů

Podívejme se na některé z populárních systémů správy dokumentů, které se široce používají ke snížení papírové dokumentace a zlepšení výkonnosti organizace na základě dokumentů.

  1. pCloud
  2. HubSpot
  3. Alfresco
  4. LogicalDOC
  5. Feng Office
  6. Nuxeo
  7. KnowledgeTree
  8. Naočkovat DMS
  9. Casebox
  10. Dokumenty MasterControl
  11. Soubory M.
  12. Worldox
  13. Dokmee
  14. ademerit

Získejte ZDARMA nabídky systému pro správu dokumentů


# 1) pCloud

pCloud

Klíčové vlastnosti

  • pCloud vám umožní nastavit oprávnění skupiny nebo jednotlivé úrovně přístupu.
  • Přístup k datům můžete ovládat prostřednictvím sdílených složek.
  • Umožní vám komentovat soubory a složky.
  • Udržuje podrobné protokoly o aktivitě účtu.
  • Můžete přistupovat k jakékoli předchozí verzi svých souborů.
  • Má funkce pro správu souborů, sdílení, zabezpečení, správu verzí souborů, zálohování souborů a správu digitálních aktiv.
=> Navštivte web pCloud

# 2) HubSpot

Panel HubSpot

Funkce:

  • HubSpot Software pro správu prodejních dokumentů a sledování prodeje bude užitečný při budování knihovny prodejního obsahu pro celý tým.
  • Budete moci sdílet dokumenty ze své doručené pošty v Gmailu nebo Outlooku.
  • Upozorní vás, když se potenciální zákazníci zapojí do vámi zaslaného obsahu.
  • Poskytne informace o tom, jak je prodejní obsah užitečný pro posunutí vašeho prodejního procesu vpřed, jak často tým používá obsah.
  • HubSpot má prodejní software typu „vše v jednom“ s mnoha funkcemi, jako je sledování e-mailů, plánování e-mailů, automatizace prodeje, živý chat, hlášení atd.
=> Navštivte webové stránky HubSpot

# 3) Alfresco

Alfresco

Klíčové vlastnosti:

  • Jedná se o ECM s otevřeným zdrojem, který poskytuje správu dokumentů, spolupráci, správu znalostí a webového obsahu, správu záznamů a obrazů, úložiště obsahu a pracovní tok
  • Podporuje souborový systém Common Interface (CIFS), který umožňuje kompatibilitu dokumentů s operačními systémy Windows a Unix.
  • Alfresco přichází s podporou API a funguje jako back-end pro ukládání a načítání obsahu.
  • Snadné přizpůsobení a ovládání verzí jsou nejlepší vlastnosti Alfresca, ale jejich použití je poměrně složité

Oficiální odkaz: Alfresco

# 4) LogicalDOC

LogicalDOC

Klíčové vlastnosti:

  • LogicalDOC je open-source systém založený na prostředí Java, který je přístupný z libovolného webového prohlížeče
  • Tento systém je přístupný ve vaší vlastní síti a umožňuje vytvářet a spravovat libovolný počet dokumentů.
  • Pomáhá zlepšit produktivitu a spolupráci systémů pro správu dokumentů.
  • Využívá rychlý přístup a snadné načítání obsahu.
  • Využívá rámce Java jako Hibernate, Lucene a Spring k poskytnutí vysoce flexibilního řešení správy dokumentů.
  • Dodává se se sadou dobře definovaného API pro integraci s aplikacemi třetích stran.

Oficiální odkaz: LogicalDOC

# 5) Feng Office

Feng Office

Klíčové vlastnosti:

  • Feng Office je open-source DMS s webovou platformou pro spolupráci.
  • Některé dobré funkce Feng Office zahrnují sledování času, Ganttův diagram, správu úkolů a správu znalostí.
  • Je uživatelsky přívětivý a umožňuje označovat položky.
  • Můžete dokonce sledovat a odesílat obsah více uživatelům najednou.
  • Jedinou nevýhodou je, že při každé aktualizaci dělá některé z jeho funkcí placené.

Oficiální odkaz: Feng Kancelář

# 6) Nuxeo

Nuxeo

Klíčové vlastnosti:

  • Nuxeo je systém s otevřeným zdrojovým kódem, který řídí tok obsahu v obchodním cyklu.
  • Osvědčený systém snižuje časovou náročnost potřebnou pro vyhledávání a načítání obsahu.
  • Poskytuje řadu způsobů, jak zachytit obsah, včetně skenování obrázků.
  • Protokolování auditu je jednou z dobrých funkcí, které můžete použít ke sledování obsahu, a je také jednodušší.
  • Poskytuje bohatou sadu rozhraní API, robustní platformu, snadné přizpůsobení a údržbu projektů.
  • Ale pro začátečníky je to docela složité a přizpůsobení některých instancí se také může stát složitým.

Oficiální odkaz: Nuxeo

# 7) KnowledgeTree

KnowledgeTree

Klíčové vlastnosti:

  • Systém správy dokumentů s otevřeným zdrojovým kódem, který umožňuje sledovat, sdílet a zabezpečit obsah.
  • Vlastní funkce jako metadata, pracovní postup, úložiště dokumentů řízených verzí a podpora WebDAV.
  • Správný obsah můžete načíst ve správný čas.
  • Funkce Quick-Play umožňuje uživateli vytvářet a spravovat kadence obsahu.

Oficiální odkaz: KnowledgeTree

# 8) Naočkujte DMS

Naočkovat DMS

Klíčové vlastnosti:

  • Seed DMS je uživatelsky přívětivý a otevřený systém správy dokumentů.
  • Tento DMS je založen zejména na PHP, MySQL a sqlite3.
  • Slouží jako plně vyvinutá podniková platforma pro trasování, přístup, ukládání a sdílení dokumentů.
  • Lze jej považovat za další verzi LetoDMS a je s ním plně kompatibilní.
  • Umožňuje úpravy dokumentů dostupné ve formátu HTML.
  • Můžete si připravit online prezentaci, která umožňuje spolupráci v reálném čase.

Oficiální odkaz: Semínko DMS

# 9) Casebox

Casebox

Klíčové vlastnosti:

  • Casebox je rozšiřitelný nástroj k rozšíření správy obsahu, projektu a lidských zdrojů.
  • Je navržen tak, aby podporoval správu úloh, monitorování, fulltextové vyhledávání, starší data atd.
  • Casebox také přichází s vynikajícím mechanismem pro správu verzí a slouží podmíněné logice pro podporu správy záznamů.
  • Casebox vám pomůže ukládat a zamykat více souborů na jednom místě s uživatelským ovládáním.
  • Casebox také poskytuje zabezpečený hosting pomocí šifrování SSL na šifrovaném serveru.
  • Virtuální privátní síť (VPN) může vaši komunikaci zabezpečit.

Oficiální odkaz: Casebox

# 10) MasterControl Documents

Dokumenty MasterControl

jak vytvořit soubor c ++

Klíčové vlastnosti:

  • MasterControl Inc. je komerční cloudová platforma, která umožňuje rychlejší dodání produktu snížením celkových nákladů a spotřeby času potřebných pro správu dokumentů a obsahu.
  • Zvyšuje efektivitu produktu a bezpečně spravuje informace o společnosti
  • Tento systém poskytuje funkce, jako je kontrola dokumentů, správa auditů, řízení kvality a další regulační procesy.
  • Kromě těchto nástrojů má tento nástroj i další funkce, například Compliance Management, Collaboration, Access Control, Print Management, Control Version, Document Delivery & Indexing, Collaboration a Full-Text Search.

Oficiální odkaz: Hlavní ovladač

# 11) Soubory M.

Soubory M.

Klíčové vlastnosti:

  • M-Files pomáhá bezpečně spravovat vaše informace pomocí funkce Check-out.
  • Tato funkce sleduje vaše dokumenty při každé malé i velké změně.
  • Je to užitečný a snadno implementovatelný systém a robustní systém správy dokumentů.
  • Je k dispozici také pro Windows a Mac a je také kompatibilní se zařízeními Android a iOS.
  • Soubory M lze snadno integrovat do jiných aplikací a zabrání tak duplicitě.

Oficiální odkaz: Soubory M.

# 12) Worldox

Worldox

Klíčové vlastnosti:

  • Worldox je komerční a komplexní systém, který spravuje dokumenty a e-maily.
  • Worldox přichází s funkcemi indexování s názvem Archivace a uchovávání, díky nimž jsou data okamžitě k dispozici, kdykoli je to potřeba.
  • Může být integrován do SharePointu a nasazen na Windows, Android, Mac, iOS a Cloud.
  • Mezi funkce správy dokumentů Worldox patří správa dodržování předpisů, řízení přístupu, převod a indexování dokumentů, správa e-mailů, kontrola verzí a fulltextové vyhledávání.

Oficiální odkaz: Worldox

# 13) Dokmee

Dokmee

Klíčové vlastnosti:

  • Dokmee je cloudový komerční systém správy dokumentů s efektivitou a zabezpečením vašich dokumentů.
  • Dokmee poskytuje více desktopů i webovou konfiguraci, uživatelsky přívětivé rozhraní, nástroje pro snímání a úpravy.
  • Dokmee podporuje vynikající funkce automatizace pomocí funkcí indexování a vyhledávání jádra.
  • Umožňuje sadu nástrojů pro zobrazování a sledování dokumentů pro lepší podporu.

Oficiální odkaz: Dokmee

# 14) ademerit

ademerit

Klíčové vlastnosti:

  • Podporuje centralizovaný kontrolní mechanismus pro ukládání dokumentů na jednom místě.
  • Vaše digitální dokumenty mohou být rychle organizovány s logickými znalostmi a mohou být zpřístupněny v komerční i open-source verzi.
  • Naskenované dokumenty lze převést na soubory PDF s možností prohledávání pomocí funkce optického rozpoznávání znaků (OCR).
  • Webový agilní systém uloží váš soubor do cloudu, ale automaticky nezálohuje vaše data a žádná data nelze obnovit.
  • Kompatibilní se všemi operačními systémy a umožňuje tak fulltextové vyhledávání a kontrolu verzí.

Oficiální odkaz: ademerit

Kromě těchto 12 nejlepších systémů pro správu dokumentů máme ještě několik dalších, které lze přidat do výše uvedeného seznamu. V následující části jsem jim krátce představil.

Další nástroje

#patnáct) eFileCabinet : Tento komerční nástroj lze integrovat do všech aplikací Microsoft Office. Je k dispozici s několika verzemi hostovaných dokumentů a dokumentů na straně serveru.

Jeho jedinečná funkce Workflow vám umožní efektivně naplánovat úkoly.

Oficiální odkaz: eFileCabinet

# 16) ContractZen : Pomáhá spravovat vaše důležité dokumenty se všemi podrobnostmi, jako jsou data a obsah.

Interní a externí audity můžete připravit pomocí svých dokumentů v ContractZen.

Oficiální odkaz: ContractZen

# 17) MaxxVault : MaxxVault poskytuje pro správu dokumentů systémy Enterprise Document Management Systems (EDMS), Enterprise Information Management (EMI) a Cloud Document Management Solutions.

Pomáhá snížit náklady na produktivitu s plnou podporou automatizace.

Oficiální odkaz: MaxxVault

# 18) DocsVault : Systémy pro správu dokumentů DocsVault přicházejí s těmi nejvhodnějšími funkcemi pro správu a sledování vašich dokumentů.

Zahrnuje řízení verzí, zabezpečení dokumentů, průběhy a historii auditů, pracovní postupy elektronických dokumentů, profilování dokumentů a označování atd.

Oficiální odkaz: DocsVault

# 19) eVault : eVault je webový systém pro správu dokumentů. Poskytuje správu dodržování předpisů, správu hierarchie více úrovní atd.

Jako každý jiný systém pro správu dokumentů poskytuje eVault také kontrolu přístupu, indexování dokumentů, kontrolu verzí atd.

Oficiální odkaz: eVault

#dvacet) Katalyzátor : Catalyst vyvinul několik komerčních produktů, jako jsou Catalyst Insights založené na XML, Insight Predict, Catalyst CR, Fast Track a OnRamp.

Je vyvinut s vícejazyčnými podpůrnými službami.

Oficiální odkaz: Katalyzátor

# 21) D rupal : Drupal je systém správy obsahu s otevřeným zdrojovým kódem, který je dobře známý pro své funkce, jako je vytváření obsahu, výkon a zabezpečení.

Modularita je základním principem Drupalu. Tento systém je flexibilní, škálovatelný a snadno použitelný. S Drupalem můžete vytvořit svůj vlastní integrovaný digitální rámec.

Oficiální odkaz: Dr. klesl

# 22) Virtuální Kancelář : Virtual Office má funkci Hledat, která umožňuje prohledávat jakýkoli text, autora, atributy atd.

Poskytuje také dobrou správu souborů se zabezpečeným úložištěm. Shoduje se s obchodním kontextem a rychle vyhledá informace ve správný čas.

Další čtení = >> Software pro nejlepší zámek složek pro Windows 10

Oficiální odkaz: Virtuální Kancelář

# 2. 3) bitfarm archiv : bitfarm-Archiv je open-source systém správy dokumentů a správa podnikového obsahu pro archivaci zabezpečenou proti auditu.

Mezi jeho důležité funkce patří automatická archivace více zdrojů dokumentů, fulltextové vyhledávání, flexibilní konfigurace atd.

Oficiální odkaz: bitfarm archiv

A je to!! Jsme hotovi s nejoblíbenějšími systémy správy dokumentů.

Můžete si vybrat jednu nebo více podle svých požadavků a zjistit, které budou pro vaši organizaci nejvhodnější. S využitím tohoto softwaru se zvyšuje celková produktivita a také je práce mnohem jednodušší a flexibilnější.

Závěr

Správa dokumentů snižuje podíl úsilí a času stráveného správou dokumentů a obsahu.

jak odebrat prvek z pole java

Správa papírování a sledování záznamů je pro toho, kdo ji zpracovává, zdlouhavá práce, ale výše zmíněné programy jsou velmi užitečné, aby byly flexibilní v kratší době.

Systémy pro správu dokumentů zachycují a organizují dokumenty do elektronických dokumentů pro snadný přístup, správu a sledování kdykoli podle vašich potřeb. Zachycování a indexování jsou skvělé funkce DMS, které se používají ke kombinování více a větších dokumentů najednou.

=> Kontaktujte nás navrhnout seznam zde.

Doufám, že byste si vybrali některého z výše uvedeného seznamu !!!

Doporučené čtení

^