Menu

Výukový program pro systém správy dokumentů SharePoint

  • Hlavní
  • Jiný
  • Výukový program pro systém správy dokumentů SharePoint

sharepoint document management system tutorial

Vyzkoušejte Náš Nástroj Pro Odstranění Problémů

Hloubková analýza systému správy dokumentů SharePoint, jeho verzí a funkcí:

V tomto článku probereme, co je SharePoint, jak vytvořit systém správy dokumentů SharePoint, výhody a nevýhody používání SharePointu a různé typy stahování.

Správa velkého množství dokumentace v jakékoli organizaci může být velmi časově i pracovně vyčerpávající a stále může být náchylná k chybám. Je však zásadní udržovat všechny dokumenty na místě, aby projekt fungoval hladce.

Všechny organizace potřebují robustní systém, který umožní jejich dokumentaci uložit bezpečně a ve správném pořadí. Pojďme se ponořit hlouběji do jednoho z nejrobustnějších systémů pro správu dokumentů poskytovaných produktem SharePoint-Microsoft.

Správa dokumentů SharePoint

Co se naučíte:

Co je systém správy dokumentů?

Systém správy dokumentů je software, který řídí a sleduje kompletní životní cyklus dokumentů. Životní cyklus dokumentu má různé kroky, a to od jeho vzniku až po deaktivaci.

Otázky a odpovědi s analytiky obchodních systémů

Pomocí systému pro správu dokumentů lze vytvořený dokument uložit a vysledovat v každé jeho verzi, která pokrývá všechny měnící se vlastnosti dokumentu, včetně všech podrobností o jeho úpravách, revizích a použití.

Co je životní cyklus dokumentu?

Pět základních kroků životního cyklu dokumentu je:

1) Plánování

Ve fázi plánování je načrtnut plán toho, co musí dokument obsahovat. Je promyšlen způsob, jakým je třeba dokument strukturovat, a shromažďují se potřebná data pro jeho vytvoření

2) Stvoření

V této fázi je vytvořena a očíslována konceptová verze dokumentu. Například - verze 1.0; během kterého autor vytvoří dokument připravený ke kontrole.

3) Zkontrolujte

V tomto kroku je konceptová verze nebo první verze dokumentu předána recenzentovi. Recenzent dokument pečlivě zkontroluje a navrhne veškeré potřebné změny.

4) Úpravy

Během úprav autor nebo někdy redaktor souhlasí s požadovanými změnami a pracuje na dokumentu, aby změny zapracoval.

5) Schválení

Toto je poslední krok, během kterého dokument přejde ke schválení odborníkovi na předmět, který je oprávněn jej odhlásit.

Výše uvedené kroky životního cyklu dokumentu mohou obsahovat více kroků na základě podmínek organizace a kapacity projektu. Takový složitý životní cyklus dokumentu lze snadno zpracovat pomocí výkonného nástroje, jako je SharePoint.

V další části uvidíme, co je SharePoint a jak jej lze použít pro správu dokumentů?

Co je SharePoint?

Logo služby SharePoint

SharePoint je platforma pro spolupráci, která umožňuje paralelní využití a aktivity více uživatelů v organizacích pro ukládání a správu jednoduchých až komplexních řešení pro správu dat.

SharePoint byl spuštěn v roce 2003 společností Microsoft. Od svého vzniku společnost Microsoft vyvinula různé verze produktů SharePoint a soubory ke stažení, které vyhovují různým potřebám zákazníků.

Typy stahování SharePoint

1) SharePoint Online

Jedná se o cloudovou službu, která umožňuje podnikům přihlásit se k odběru služeb SharePoint Online a udržovat transakce dokumentů se všemi zúčastněnými stranami pomocí cloudové platformy namísto místní instalace SharePointu místně.

2) SharePoint Server

Na základě obchodních potřeb lze SharePoint nainstalovat a nasadit místně pomocí verze SharePoint Serveru.

Kromě výše uvedených dvou typů stahování existuje několik dalších dostupných verzí.

The SharePoint Foundation , což je starší verze SharePointu, dostupná pouze v SharePointu 2013. Toto je stále široce používáno. Také existuje SharePoint Designer 2013 slouží k vytváření řešení podporujících pracovní postupy. Populárně známý OneDrive, který má svou verzi pro firmy nazvanou OneDrive Business sync.

Na základě požadavků a kapacity firmy si tedy zákazníci mohou stáhnout příslušnou verzi SharePointu, aby vyhověli jejich potřebám.

Výhody a nevýhody používání SharePointu pro správu dokumentů

V této části uvidíme, jak je pro organizaci výhodné zvolit pro správu dokumentů SharePoint.

Výhody používání SharePointu pro správu dokumentů:

1) Vysoká bezpečnost a integrita

jak spustit soubor .swf

Bezpečnostní funkce Microsoft SharePointu jsou tak robustní, že se uživatel nikdy nebude muset obávat neoprávněného přístupu k souborům s utajovanými informacemi nebo selhání integrity aplikace.

2) Uživatelsky přívětivý

SharePoint je vytvořen s ohledem na všechny úrovně zúčastněných stran, které mohou tento nástroj používat, a proto je navržen tak, aby se snadno používal pro všechny uživatele.

3) Správa s úplností

SharePoint obsahuje konzolu pro centrální správu, pomocí které bude mít správa přístup k připojení svých funkcí, nastavení a konfigurace s úplnou kontrolou.

4) Přizpůsobení

Úroveň přizpůsobení, kterou poskytuje SharePoint vývojářům, je při použití této velmi rozsáhlá; nástroj lze vylepšit a zcela přizpůsobit podle obchodních požadavků.

5) Spolupráce

Toto je nejlepší a jedna z nejdůležitějších funkcí SharePointu, která pomáhá všem uživatelům SharePointu v podnikání udržovat spolupráci a aktualizaci a zůstat aktuální s každou fází životního cyklu dokumentu. Nejnovější verze SharePointu také poskytuje streamování informací v reálném čase.

Bez ohledu na to, jak dobrý je systém, vždy budou nějaké nevýhody. Je však důležité, aby uživatel určil priority a požadavky na použití, aby zvážil výhody a nevýhody.

Nevýhody používání SharePointu pro správu dokumentů:

1) Webové

Jak víme, přístup ke službě SharePoint vyžaduje internet, který vyžaduje pevnou síť, a dokonce i pevné síťové připojení může někdy selhat. V takové době je používání SharePointu nemožné kvůli jeho závislosti na internetu.

2) Balíček mnoha úkolů

Víme, že SharePoint má více potenciálu než jen ukládání dokumentů, jako jsou automatické pracovní postupy atd. Proto pro malou firmu, která potřebuje pouze nástroj pro online ukládání dokumentů, existují na trhu další vhodnější nástroje.

3) Předplatné

Každý nový zaměstnanec, který získá přístup na SharePoint, potřebuje každý měsíc platbu za své předplatné, což by mohlo být pro organizace s menšími požadavky a nižšími rozpočty nákladné.

Předpoklady pro vytvoření systému správy dokumentů na SharePointu

Než vytvoříme a ponoříme se do navigačních aspektů správy dat ve službě SharePoint, zde vidíme požadavky, které je třeba splnit:

1) Určete typ dokumentů který přejde do systému:

Na základě typu dokumentu, který jde do systému, budou uživatelé moci nastavit a šablona pro každý typ dokumentu, aby byl připraven k použití.

dva) Seznam druh informací které je třeba shromáždit pro každý dokument:

Nejdůležitější je mít pro nahraný dokument k dispozici metadata, proto je nutné vypsat a nastavit pole, která mají být pro metadata vyplněna, aby měli všichni uživatelé o nahraných dokumentech všechny potřebné informace. Na základě toho by se také mohlo rozhodnout umístění nebo cestu , kde je dokument umístěn v systému

3) Pracovat s Metadata :

Na rozdíl od tradičního nastavení složek a podsložek, které zabírají obrovskou paměť a stále nezachovávají vše uspořádané, jak se očekává, v SharePointu používáme metadata, aby byla systematičtější a přístupnější.

Takto tedy nastavíme systém SharePoint podle metadat - každý nahraný dokument musí být označen příslušnými a předdefinovanými metadaty. Díky tomu poskytuje vyhledávání pomocí klíčových slov nejvhodnější / nejpřesnější výsledky.

4) Obsah Typy:

Je také důležité uspořádat typy obsahu v systému správy dokumentů. Typ obsahu není nic jiného než doslovně - typ obsahu. Dokumenty můžete kategorizovat podle typu obsahu, který máte.

Například: Pokud existuje deset počtů slovních dokumentů, které jsou HLD, pět excelových listů testovacích případů a dva počty slovních dokumentů testovacích plánů, lze je podle typu obsahu klasifikovat. Ve více specifických podmínkách pro SharePoint obsahují typy obsahu typy metadat, na kterých je obsah klasifikován.

Typy obsahu lze znovu použít pro různé scénáře a požadavky. V nastavení SharePointu existuje spousta možností, jak vytvořit nové typy obsahu a také zahrnout typ obsahu do více prohledávatelné skupiny pro budoucí použití.

5) Řízení přístupu :

Na základě výše uvedených bodů je Řízení přístupu lze dát, aby uživatelé mohli udržovat své dokumenty zabezpečené a přístupné pouze vybraným uživatelům.

Taky, nastavení rolí pro různé uživatele s různým stupněm kontroly nad dokumentem (vytváření, kontrola, mazání a schvalování dokumentu atd.) je možné.

6) SharePoint 2013 také zahrnuje Opatření pro dokumenty, aby bylo zajištěno, že splňuje podnikové směrnice a právní požadavky.

Vytvoření systému pro správu dokumentů v SharePointu

Systém správy dokumentů SharePoint

(obraz zdroj )

Tato část vysvětluje, jak se soubory nahrávají do systému SharePoint, a možnosti jejich použití.

1) Se službou SharePoint snadno použitelné rozhraní , soubor lze nahrát jednoduše pomocí funkce „upload“ nebo tlačítka uploadu. Přesně tak, jak vyberete soubor, který chcete připojit k e-mailu.

dva) Po nahrání dokumentu, spousta položky lze vyplnit na základě projektu . Například pokud se jedná o projekt s mnoha moduly, můžete mít pole vyplněná podrobnostmi, která označují, do kterého modulu soubor patří.

3) Po vyplnění všech podrobností můžete soubor uložit a soubor se s některými nahraje do systému automaticky naplněná metadata jako, kdo vytvořil soubor, kdy byl soubor vytvořen, číslo verze atd. a několik vyplněných údajů, jako jsou podrobnosti o modulu atd.

4) Pokaždé, když je dokument upraven, je verze uvedena v jeho historii a uživatelé ji mohou vidět historie verzí dokumentu - buď jen pro jeho zobrazení, nebo pro obnovení souboru do určité předchozí verze.

co je dev c ++

5) Po nahrání dokumentu na SharePoint se pro každý soubor vždy vytvoří odkaz. Tento odkaz lze sdílet ze dvou důvodů - pro zobrazení nebo úpravu.

6) Pokud máte Office 365, můžete také vyhledejte jakýkoli dokument na SharePointu s funkcí vyhledávání v místním počítači.

7) Dokumenty lze vytvářet, upravovat a mazat s příslušnými oprávněními, v daném okamžiku na základě měnících se obchodních požadavků nebo potřeb.

Vlastnosti systému pro správu dokumentů SharePoint

Když je vytvořen soubor dokumentu pro projekt, který má neustálé zlepšování a změny, stává se průběžným procesem také úprava příslušného dokumentu. Před deseti lety, a to i při použití špičkové technologie, zatímco více uživatelů by mohlo přistupovat ke sdíleným složkám a jednotkám, pouze jedna osoba - administrátor, by měla právo provádět jakékoli změny souborů na sdílených jednotkách, což by nebylo dostatečné .

Dnes s využitím SharePointu máme mnoho zajímavých funkcí, které dávají všem jeho předplatitelům stejnou příležitost splnit požadavky jejich rolí, aniž by museli kompromitovat svou vlastní práci nebo práci vykonávanou jinou osobou na dokumentu.

Zde je několik funkcí, díky nimž je SharePoint zajímavý:

1) Správa verzí

SharePoint umožňuje každému uživateli číst nebo provádět změny ve stejném souboru dokumentu a každé verzi dokumentu dává jedinečné číslo verze doprovázené komentáři uživatelů s uvedením, jaké změny byly provedeny v této fázi nebo v této verzi dokumentu.

2) Zamknutí souboru

Osoba, která používá soubor k jeho úpravě, uzamkne soubor pomocí funkce Check-out, aby nedošlo ke konfliktu při udržování správné verze souboru a každá provedená změna je zaznamenána správně v pořadí.

Poté, co osoba dokončí práci se souborem, odemkne soubor pomocí funkce Check-in, aby podobně převzala kontrolu i jiný uživatel.

Například pokud uživatel A musí upravit data v souboru X a uživatel B má také za úkol upravit stejný soubor. Uživatel A přistupuje k souboru X na SharePointu v čase 00:01 a uživatel B přistupuje k němu v čase 00:03, poté k němu přistupuje uživatel A, provede kontrolu a upraví soubor, aby jej uživatel B nemohl upravit současně čas. Po dokončení uživatel A provede ohlášení. Po odbavení uživatelem A bude uživatel B upozorněn, takže k němu nyní může přistupovat, odhlásit se a provést svou úpravu a poté provést odbavení.

3) Metadata

SharePoint poskytuje podrobné informace o aktuálním stavu souboru, jako když byl soubor upraven, kdo soubor upravil, zda byla schválena poslední změna, či nikoli, odkaz na dokument atd. Takový podrobný stav dokumentu pomáhá každému obchodním partnerem, který má přístup k souboru, získáte úplný přehled o aktuálním stavu.

Závěr

SharePoint Document Management System je spolupracující úložiště souborů, ať už jde o cloudové nebo serverové platformy, je snadno použitelné a má integrované bezpečnostní funkce.

Ačkoli na trhu může být mnoho takových nástrojů, které mohou být levnější a jednodušší, Microsoft SharePoint má vynikající funkce pro robustní systém správy dokumentů.

Doporučené čtení

^