what is earned value management system
Tento komplexní průvodce správou vydělané hodnoty (EVM) vysvětluje výhody, příklady, ukazatele a metriky pro správu vydělané hodnoty:
Při práci v týmu pro řízení projektů a vývoj IT projektů si uvědomíte, že k měření výkonnosti a pokroku projektu je zapotřebí hodně času.
Tři důležité faktory v projektovém řízení tvoří trojúhelník projektového řízení, tj. Rozsah, čas a náklady.
Plánování a kontrola významně ovlivnily způsob, jakým se projekt vyvíjel. To je důvod, proč byl zaveden Earned Value Management (EVM) jako technika / metodika pro analýzu celkového výkonu projektu. Mezi principy EVM patří pozitivní prediktory výkonu a úspěchu projektu.
V tomto tutoriálu uvidíme výpočet EVM, faktory, které ovlivňují výkon projektu, s několika příklady.
Co se naučíte:
Co je správa vydělané hodnoty?
Správa vydělané hodnoty (EVM) je metodický proces řízení projektu pro měření výkonnosti a pokroku projektu. Základní myšlenkou je najít nesrovnalosti v projektech na základě srovnání provedené a plánované práce.
EVM se používá v harmonogramu projektu a kontrole nákladů projektu. Je to velmi užitečný nástroj při prognózování projektů. Základní úroveň projektu je hlavní součástí EVM a je také výchozím bodem pro všechny činnosti související s EVM. Poskytuje manažerovi projektu příležitost učinit určitá rozhodnutí do budoucna.
Je to velmi užitečný nástroj pro projektové manažery k určení, zda je projekt nad nebo pod rozpočtem, a ke stanovení, zda je projekt podle plánu. Používá se také k porovnání skutečně provedené práce s prací, která byla původně plánována pro projekt v určitém období, a k předpovědi výkonnosti projektu.
Správa vydělané hodnoty (EVM):
- Používá se na náklady projektu.
- Používá se při řízení harmonogramu projektu.
- Nabízí možnost poskytnout předpovědi problémů s výkonem projektu.
- Má referenční bod všech souvisejících aktivit, základní úroveň projektu.
Mezi hlavní vlastnosti jakékoli implementace EVM patří:
- Plán projektu k identifikaci práce, která má být provedena.
- Vyhodnocení plánované práce s názvem Planned Value (PV) nebo Budgeted Cost of Work Scheduled (BCWS)
- Metriky výdělků pro kvantifikaci úspěchu práce zvané Earned Value (EV) nebo Budgeted Cost of Work Vykonaná (BCWP).
- Další funkce v případě, že je projekt složitější.
Metriky správy vydělané hodnoty
Představujeme zde faktory / indikátory používané pro provádění EVM.
Nejprve musíme při analýze výkonu projektu přemýšlet o tom, co potřebujeme vědět.
- Potřebujeme vědět, zda je projekt napřed nebo pozadu?
- Potřebujeme vědět, zda je projekt nadměrný nebo je pod rozpočtem?
- Jaké budou celkové náklady na projekt, pokud je projekt v předstihu, ale náklady jsou vyšší, než se očekávalo?
- Pokud je projekt pozadu, ale náklady jsou nižší?
Viz obrázek níže různé projektové situace z hlediska výkonu.
Odpověď na všechny tyto otázky získáme provedením analýzy pomocí EVM.
Počáteční metriky
Pro výpočet získané hodnoty projektu potřebujeme následující klíčové faktory (podle PMBOK ):
Ukazatele | Zkratka | Definice |
---|---|---|
Rozpočet při dokončení | BAC | Celková plánovaná hodnota projektu je rozpočet při dokončení (BAC) |
Doba trvání | D | Doba trvání projektu |
Plánovaná hodnota | PV | je ta část schváleného odhadu nákladů, která je plánována na činnost během stanoveného období |
Získaná hodnota | DOMOV | Je hodnota práce dokončené v daném čase |
Aktuální cena | AC | Je celková částka nákladů podporovaných při provádění práce na činnosti během stanoveného období |
Graf správy vydělané hodnoty
[obraz zdroj ]
Indikátory EVM
Protože máme všechny ukazatele popsané ve výše uvedené tabulce, můžeme nyní provádět následující výpočty:
# 1) Časová odchylka (SV): Jedná se o rozptyl mezi získanou hodnotou a plánovanou hodnotou. Umožní nám zjistit, o kolik jste z hlediska nákladů napřed nebo zpožděni.
SV = EV-PV
Li SV<0 pak je projekt pozadu.
Li SV = 0 pak je projekt podle plánu.
Li SV> 0 pak je projekt před časovým plánem.
# 2) Časový plán výkonu (SPI): Jedná se o měření dosaženého pokroku oproti plánovanému pokroku.
SPI = EV / PV
Li SPI<1 pak projekt běží za plánem.
Li SPI = 1 pak projekt postupuje přesně podle plánu.
Li SPI> 1 pak projekt postupuje dobře oproti plánu.
# 3) Odchylka nákladů (CV): Vypočítává se odečtením skutečných nákladů (AC) od získané hodnoty (EV). Dává nám vědět, zda nedosahujete nebo nepřekračujete rozpočet.
CV = EV-AC
Li životopis<0 pak je projekt nad rámec rozpočtu.
Li SV = 0 pak je projekt v rozpočtu.
Li SV> 0 pak je projekt pod rozpočtem.
# 4) Index nákladového výkonu (CPI): Jedná se o měření hodnoty dokončené práce ve srovnání se skutečnými náklady.
CPI = EV / AC
Li CPI<1 pak je projekt nad rámec rozpočtu.
Li CPI = 1 pak jsou náklady projektu na rozpočtu.
Li CPI> 1 pak je projekt pod rozpočtem.
# 5) Odhaduje se na dokončení (EAC): Je to indikátor pro předpovídání, kolik bude stát celý projekt.
EAC = BAC / CPI
# 6) Odhad na dokončení (ETC): Jde o odhad finančních prostředků potřebných k dokončení zbývající práce v projektu. Tato metrika EVM se používá pro předpovídání rozpočtu potřebného pro zbývající práce na projektu.
ETC = (BAC-EV) / CPI
Analýza EVM
Chcete-li provést analýzu vydělané hodnoty v jednom předdefinovaném stavovém bodě, budeme muset provést následující kroky:
# 1) Sbírejte vstupy:
- Rozpočet při dokončení (BAC)
- Plánovaná hodnota (PV)
- Získaná hodnota (EV)
- Skutečné náklady (AC)
# 2) Analyzujte stav plánu:
- Varianta plánu (SV)
- Plán výkonu indexu (SPI)
# 3) Analyzujte stav nákladů:
- Cenová odchylka (CV)
- Index nákladového výkonu (CPI)
# 4) Předpověď stavu projektu:
- Odhad na dokončení (ETC)
- Odhad při dokončení (EAC)
# 5) Připravte několik zpráv s analýzou a plány.
V případě, že chceme v určitém okamžiku analyzovat každý úkol v projektu, budeme muset u každého úkolu provést následující kroky:
- Sbírejte% dokončení každého úkolu.
- Sbírejte plánovanou hodnotu (PV) pro každý úkol.
- Vypočítejte získanou hodnotu (EV) pro každý úkol.
- Získejte skutečné náklady (AC) pro každý úkol.
- Proveďte stav plánu pro každý úkol.
- Proveďte stav nákladů pro každý úkol.
- Proveďte prognózy pro každý úkol.
- Zkompilujte výsledky a vytvořte globální zprávu.
Pro výpočet a sledování analýzy EVM lze úspěšně použít programy MS Project a MS Excel.
Příklady řízení projektů EVM
Příklad 1:
Uvažujme o velmi jednoduchém příkladu softwarového projektu A, který má být dokončen za jeden rok (12 měsíců) a jeho celková cena je 300 000 USD. Datum zahájení projektu je 1. října 2019 a datum ukončení projektu je 30. září 2020.
Budeme předpokládat, že rozpočet je pro každý měsíc stejný.
Uvažujme, že analýza projektu bude provedena po 6 měsících (31. března 2020). Kontrola provedená v rámci projektu ukázala, že pouze 40% práce bylo dokončeno po 6 měsících a skutečné náklady jsou 100 000 USD.
Prvním krokem pro EVM je sběr vstupů (počátečních dat):
- Rozpočet při dokončení, BAC = 300 000 $.
- Získaná hodnota (EV) = (0,4 * BAC) = 120 000 USD.
- Plánovaná hodnota (PV) po dobu 6 měsíců je 150 000 $.
- Skutečná cena je 100 000 $.
Na základě vzorců vysvětlených v „ Ukazatele správy vydělané hodnoty ”Výše, nyní vypočítáme ukazatele a provedeme analýzu vydělané hodnoty.
Varianta plánu (SV): SV = EV - PV = 120 000 $ - 150 000 $ = - 30 000 $.
jaký je nejlepší e-mailový účet
Výsledek je negativní, takže projekt zaostává za plánem. Je také snadné pozorovat, že vydělaná hodnota je nižší než plánovaná hodnota.
Plán výkonu indexu (SPI): SPI = EV / PV = 0,8
SPI = 0,8 znamená, že projekt provedl 80% práce, předpokládalo se, že v tomto stavovém bodě. SPI je menší než 1, což znamená, že projekt zaostává za plánem. Za každou odhadovanou hodinu práce na projektu dokončí projektový tým pouze 0,8 hodiny, což znamená 48 minut. Protože je menší než 1, projekt běží za plánem.
Cenová odchylka (CV): CV = EV - AC = 120 000 $ - 100 000 $ = 20 000 $.
Hodnota projektu A v současném stavu je větší než peníze na něj vynaložené, což znamená, že projekt je pod rozpočtem.
Index nákladového výkonu (CPI): CPI = EV / AC = 1,2
CPI pro analyzovaný projekt je větší než 1, takže si projekt vede dobře oproti rozpočtu.
Odhad při dokončení (EAC): EAC = BAC / CPI = 250 000 $
Podle tohoto výsledku, na základě stávající analýzy, bude-li projekt pokračovat za stejných podmínek, bude na konci projektu rozpočet 250 000 USD.
Odhadovaný na dokončení je indikátor pro předpovídání toho, kolik bude stát celý projekt. Celkové náklady tedy budou nižší, než se odhaduje, pokud se projekt bude ubírat tímto směrem.
Odhad k dokončení (ETC): ETC = (BAC - EV) / CPI = 150 000 $
Odhad k dokončení (ETC) je předpověď, o kolik více peněz budeme muset vynaložit na dokončení projektu. Chcete-li dokončit projekt, bude-li práce takto pokračovat až do prvního vyhodnocení po 6 měsících, bude celková částka na dokončení projektu 150 000 $.
Příklad 2:
Vezměme si další příklad, ve kterém budeme analyzovat celkový počet hodin, nikoli peníze. Počáteční vstupy zvážíme v hodinách (ne v dolarech). Ukazatele lze převést na náklady ($) pomocí průměrných sazeb nákladů.
Budeme zde uvažovat o projektu B s rozpočtem 2 000 hodin, přičemž jsme definovali všechny aktivity a odhadované úsilí (hodiny).
BAC = 2 000 hodin
Časový plán pro tento projekt B je 12 týdnů. Počáteční plán je, že po 6 týdnech bude 55% prací dokončeno. To znamená, že 55% z celkových činností v rámci plánovaných prací na konci 6. týdne je 1100 hodin.
PV = 1100 hodin
Po analýze provedené na projektu B bylo zjištěno, že pouze dokončené aktivity mají hodnotu 700 hodin z celkového rozpočtu úkolu.
EV = 700 hodin a střídavý proud je 960 hodin.
Nejprve analyzujeme stav plánu. Můžeme pozorovat, že EV je menší než PV, takže projekt zaostává za plánem.
Varianta plánu (SV): SV = EV - PV = 700 hodin –1100 hodin = - 400 hodin.
Výsledek je negativní. Tento projekt tedy zaostává za plánem.
Plán výkonu indexu (SPI): SPI = EV / PV = 0,64
SPI = 0,64, což znamená, že projekt v tomto stavovém bodě provedl 64% práce, kterou měl. SPI je menší než 1, což znamená, že bylo dokončeno méně práce, než bylo původně plánováno, takže projektový tým zaostává za plánem.
Dalším krokem bude analýza stavu nákladů (z hlediska hodin).
Cenová odchylka (CV): CV = EV - AC = - 260 hodin.
CV má zápornou hodnotu, takže projekt překračuje rozpočet.
Index nákladového výkonu (CPI): CPI = EV / AC = 0,73
CPI pro analyzovaný projekt je menší než 1, takže projekt překračuje rozpočet.
V dalším kroku uvidíme předpovědi:
Odhad při dokončení (EAC): EAC = BAC / CPI = 2740 hodin
Podle tohoto výsledku, na základě stávající analýzy, bude-li projekt pokračovat za stejných podmínek, je pro dokončení požadováno 2740 hodin.
Celkové náklady budou vyšší než odhadované v případě, že se projekt bude ubírat tímto směrem.
Odhad k dokončení (ETC): ETC = (BAC - EV) / CPI = 1780 hodin
Odhad k dokončení (ETC) je předpověď, kolik hodin budeme muset strávit dokončením projektu. Aby bylo možné projekt dokončit, bude-li práce takto pokračovat až do prvního vyhodnocení po 6 týdnech, bude celková částka peněz na dokončení projektu 1780 hodin.
Výhody správy hodnoty
Earned Value Management má pro dodavatele a klienty různé výhody.
Mezi výhody dodavatele patří:
- EVM vytváří výkonnostní rámec.
- Může pomoci zajistit spolehlivé řízení rizik.
- Pomáhá měřit postup projektu a pokud vybíráme fáze projektu, může to být velmi užitečný nástroj.
- Může pomoci s předpovídáním data dokončení a výdajů do konce projektu.
Mezi výhody klienta patří:
- Průběh projektu v téměř reálném čase může pomoci znát rozpočet potřebný v budoucnu.
EVM lze použít nejen pro celý projekt, ale i pro malé části projektu.
Často kladené otázky pro EVM
Otázka č. 1) Jak vypočítáte správu vydělané hodnoty?
Odpověď: V jednom předdefinovaném stavovém bodě budeme muset provést následující kroky:
# 1) Sbírejte vstupy:
- Rozpočet při dokončení (BAC)
- Plánovaná hodnota (PV)
- Získaná hodnota (EV)
- Skutečné náklady (AC)
# 2) Analyzujte stav plánu:
- Varianta plánu (SV)
- Plán výkonu indexu (SPI)
# 3) Analyzujte stav nákladů:
- Cenová odchylka (CV)
- Index nákladového výkonu (CPI)
# 4) Předpověď stavu projektu:
- Odhad na dokončení (ETC)
- Odhad při dokončení (EAC)
Připravte několik zpráv s analýzou a plány.
Otázka č. 2) Co je systém správy vydělané hodnoty?
Odpovědět: Earned Value Management System znamená proces, postupy, nástroje a šablony používané společností k provádění správy vydělané hodnoty.
Otázka č. 3) Co je technika vydělané hodnoty?
Odpovědět: Technika vydělané hodnoty je postup, který sleduje pokrok projektu oproti plánu projektu. Výkony projektu se měří proti základní linii projektu. Analýza získané hodnoty pomůže projektovým manažerům identifikovat odchylky projektu od harmonogramu a základních nákladů.
Otázka č. 4) Proč je správa vydělané hodnoty důležitá?
Odpovědět: Pomáhá dosáhnout větší viditelnosti a kontroly nad aktivitami projektu. Tyto úspěchy pomáhají dodržovat časové osy projektu. Zlepšuje viditelnost a odpovědnost projektu.
Otázka č. 5) Proč se nepoužívá Earned Value Management?
Odpovědět: Obvykle se nepoužívá kvůli nedostatečnému pochopení toho, jak důležité to může být pro analýzu a prognózu rizika projektu. Earned Value potřebuje čas k nastavení systému a také může generovat potřebu přehodnotit způsob měření výkonu a úspěchu. EVM má velký dopad na schopnost společnosti řídit náklady.
Otázka č. 6) Jak se vypočítá získaná hodnota?
Odpověď: Získaná hodnota =% odvedené práce x BAC (rozpočet při dokončení).
Otázka č. 7) Jaké je pravidlo 50/50 v projektovém managementu?
Odpovědět: Pro skutečné náklady je možné použít také Pravidlo 50/50: 50 % kreditu se získá při zahájení práce a zbývajících padesátka % je získáno po dokončení práce.
Otázka č. 8) Co je získaná hodnota v PMP?
Odpovědět: Ukazuje, kolik práce bylo za dané období dokončeno. Je to rozpočet spojený s hotovou prací. Je extrahováno ze skutečné práce dokončené v bodě harmonogramu.
Otázka č. 9) Co znamená SPI menší než 1?
Odpovědět: SPI je menší než 1 znamená, že bylo dokončeno méně práce, než bylo původně plánováno, takže projektový tým zaostává za plánem.
Otázka č. 10) Jaké je pravidlo 100% v projektovém řízení?
Odpovědět: Pro skutečné náklady je možné použít i 0/100 pravidlo , dokud není dílo dokončeno, nezíská se žádný kredit za prvek práce.
Závěr
Earned Value Management může poskytnout odpovědi na řízení rizika nákladů a rizika projektu. EVM umožňuje identifikaci problémů projektu.
Provedení podrobné analýzy klíčových faktorů ovlivňujících projekt v daném časovém okamžiku během vývoje projektu na základě EVM může dát možnost použít nápravná opatření v rané fázi projektu.
Systém EVM vytvořený na základě jasného pochopení hodnoty EVM umožní projektovým manažerům eliminovat rizika a respektovat rozpočet a harmonogram projektu.
Doporučené čtení
- 10+ NEJLEPŠÍ software pro správu portfolia projektů (PPM Software 2021)
- 25 nejlepších nástrojů pro správu projektů v roce 2021 (nejnovější hodnocení)
- Výukový program FogBugz: Software pro správu projektů a sledování problémů
- 10 nejlepších aplikací pro správu projektů v roce 2021 pro zařízení Android a iOS
- Recenze a metriky managementu pro efektivní kontrolu managementu
- Výukový program VersionOne: Příručka nástroje Agile Project Management All-in-one
- 8 nejlepších alternativ Trello v roce 2021 pro řízení projektů
- TOP 10 nejlepších nástrojů pro agilní řízení projektů v roce 2021