top 10 most common requirements elicitation techniques
V tomto výukovém programu jsou podrobně vysvětleny hlavní techniky vyřazování požadavků s jejich výhodami a nevýhodami:
Úplně první odpovědností obchodního analytika je shromáždit požadavky od klienta. Hlavní bod, který zde vyvstává, je, že jak můžete získat požadavky od klienta?
V tomto článku se chystáme odpovědět na výše uvedenou otázku, tj. Budeme diskutovat techniky vyvolávání požadavků.
otázky a odpovědi technického analytika obchodního analytika
Co se naučíte:
Co je to vyvolání požadavků?
Jde o získávání informací od zúčastněných stran. Jinými slovy, jakmile obchodní analýza komunikuje se zúčastněnými stranami za účelem pochopení jejich požadavků, lze ji popsat jako vyvolání. Lze jej také popsat jako shromažďování požadavků.
Vyvolání požadavku lze provést přímou komunikací se zúčastněnými stranami nebo provedením nějakého výzkumu nebo experimentu. Činnosti mohou být plánované, neplánované nebo obojí.
- Plánované činnosti zahrnují workshopy, experimenty.
- Neplánované aktivity stane se náhodně. U těchto činností není nutné předchozí oznámení. Například přímo přejdete na web klienta a začnete diskutovat o požadavcích, předem však nebyla zveřejněna žádná konkrétní agenda.
Součástí elicitace jsou následující úkoly:
- Připravte se na elicitaci: Účelem je pochopit rozsah aktivity vyvolání, vybrat správné techniky a naplánovat vhodné zdroje.
- Vyvolání chování: Účelem je zde prozkoumat a identifikovat informace související se změnami.
- Potvrdit výsledky elicitace: V tomto kroku se kontroluje přesnost informací shromážděných v relaci elicitace.
Doufáme, že už máte představu o vyvolání požadavku. Pojďme k technikám vyvolání požadavků.
Techniky vyvolání požadavků
Existuje několik technik k vyvolání, ale běžně používané techniky jsou vysvětleny níže:
# 1) Analýza zúčastněných stran
Zúčastněné strany mohou zahrnovat členy týmu, zákazníky, jakoukoli osobu ovlivněnou projektem nebo to může být dodavatel. Analýza zúčastněných stran se provádí za účelem identifikace zúčastněných stran, které budou systémem ovlivněny.
# 2) Brainstorming
Tato technika se používá ke generování nových nápadů a hledání řešení pro konkrétní problém. Členy zahrnutými do brainstormingu mohou být odborníci na doménu, odborníci na předmět. Více nápadů a informací vám poskytne úložiště znalostí a můžete si vybrat z různých nápadů.
Tato relace se obvykle provádí kolem diskuse u stolu. Všichni účastníci by měli mít stejný čas na vyjádření svých myšlenek.
K zodpovězení následujících otázek se používá technika brainstormingu:
- Jaká je očekávání systému?
- Jaké jsou rizikové faktory, které ovlivňují navrhovaný vývoj systému a co dělat, aby se tomu zabránilo?
- Jaká jsou obchodní a organizační pravidla, která je třeba dodržovat?
- Jaké jsou možnosti řešení aktuálních problémů?
- Co bychom měli udělat, aby se tento konkrétní problém v budoucnu nestal?
Brainstorming lze popsat v následujících fázích:
Existuje několik základních pravidel pro tuto techniku, která by měla být dodržována, aby byla úspěšná:
- Časový limit relace by měl být předem definován.
- Identifikujte účastníky předem. Jeden by měl zahrnovat 6-8 členů relace.
- Program by měl být dostatečně jasný pro všechny účastníky.
- S účastníky by měla být stanovena jasná očekávání.
- Jakmile získáte všechny informace, zkombinujte nápady a odstraňte duplicitní nápady.
- Jakmile je konečný seznam připraven, rozdělte jej mezi ostatní strany.
Výhody :
- Kreativní myšlení je výsledkem brainstormingu.
- Spousta nápadů za krátkou dobu.
- Podporuje rovnou účast.
Nevýhody:
- Účastníci mohou být zapojeni do debaty o nápadech.
- Může existovat několik duplicitních nápadů.
# 3) Rozhovor
Toto je nejběžnější technika používaná k vyvolání požadavku. K budování pevných vztahů mezi obchodními analytiky a zúčastněnými stranami by měly být použity techniky rozhovorů. V této technice tazatel směruje otázku zúčastněným stranám za účelem získání informací. Rozhovor jeden na jednoho je nejčastěji používanou technikou.
Pokud má tazatel předdefinovanou sadu otázek, je to voláno strukturovaný rozhovor.
Pokud tazatel nemá žádný konkrétní formát nebo žádné konkrétní otázky, nazývá se to nestrukturovaný rozhovor .
Pro efektivní rozhovor můžete zvážit techniku 5 Proč. Když dostanete odpověď na všechny vaše Whys, pak jste hotoví s procesem pohovoru. K poskytnutí podrobných informací se používají otevřené otázky. V tomto dotazovaném nelze říci pouze Ano nebo Ne.
Na uzavřené otázky lze odpovědět formou Ano nebo Ne a také pro oblasti používané k potvrzení odpovědí.
Základní pravidla:
- Celkový účel provádění rozhovorů by měl být jasný.
- Předem identifikujte dotazované.
- Cíle rozhovoru by měly být sděleny dotazovanému.
- Otázky k pohovoru by měly být připraveny před pohovorem.
- Místo pohovoru by mělo být předem definováno.
- Měl by být popsán časový limit.
- Tazatel by měl informace uspořádat a výsledky potvrdit s dotazovanými co nejdříve po pohovoru.
Výhody:
- Interaktivní diskuse se zúčastněnými stranami.
- Okamžitá následná opatření k zajištění porozumění tazateli.
- Podporujte účast a budujte vztahy navazováním vztahů se zúčastněnými stranami.
Nevýhody:
- Na plánování a vedení rozhovorů je nutný čas.
- Od všech účastníků je vyžadováno odhodlání.
- Někdy je pro efektivní rozhovory vyžadováno školení.
# 4) Analýza / kontrola dokumentu
Tato technika se používá ke shromažďování obchodních informací kontrolou / zkoumáním dostupných materiálů popisujících obchodní prostředí. Tato analýza je užitečná pro ověření implementace současných řešení a je také užitečná pro pochopení obchodních potřeb.
Analýza dokumentů zahrnuje kontrolu obchodních plánů, technických dokumentů, zpráv o problémech, existujících dokumentů s požadavky atd. To je užitečné, když je plánem aktualizace stávajícího systému. Tato technika je užitečná pro projekty migrace.
Tato technika je důležitá při identifikaci mezer v systému, tj. Pro porovnání procesu AS-IS s procesem TO-BE. Tato analýza také pomáhá, když osoba, která připravila stávající dokumentaci, již v systému není.
Výhody:
- Existující dokumenty lze použít k porovnání současných a budoucích procesů.
- Existující dokumenty lze použít jako základ pro budoucí analýzu.
Nevýhody :
- Je možné, že stávající dokumenty nebudou aktualizovány.
- Stávající dokumenty mohou být zcela zastaralé.
- Zdroje zpracované na stávajících dokumentech nemusí být k dispozici pro poskytnutí informací.
- Tento proces je časově náročný.
# 5) Zaostřovací skupina
Pomocí fokusové skupiny můžete získat informace o produktu, službě ze skupiny. Skupina Focus zahrnuje odborníky na předmět. Cílem této skupiny je diskutovat o tématu a poskytnout informace. Tuto relaci řídí moderátor.
Moderátor by měl ve spolupráci s obchodními analytiky analyzovat výsledky a poskytovat poznatky zúčastněným stranám.
Pokud je produkt ve vývoji a je o něm vyžadována diskuse, bude výsledkem aktualizace stávajícího požadavku, nebo můžete získat nové požadavky. Pokud je produkt připraven k odeslání, bude diskuse o jeho uvolnění.
Jak se focus groups liší od skupinových rozhovorů?
Fokusní skupina není relací rozhovoru vedenou jako skupina; je to spíše diskuse, během které se shromažďuje zpětná vazba na konkrétní téma. Výsledky relace jsou obvykle analyzovány a hlášeny. Fokusní skupina se obvykle skládá z 6 až 12 členů. Pokud chcete více účastníků, vytvořte více než jednu fokusovou skupinu.
Výhody :
- Informace můžete získat v rámci jedné relace namísto jednoho pohovoru.
- Aktivní diskuse s účastníky vytváří zdravé prostředí.
- Jeden se může poučit ze zkušeností ostatních.
Nevýhody:
- Může být obtížné shromáždit skupinu ve stejný den a čas.
- Pokud to děláte online metodou, bude interakce účastníka omezena.
- Ke správě diskusí cílových skupin je vyžadován zkušený moderátor.
# 6) Analýza rozhraní
Analýza rozhraní se používá ke kontrole systému, osob a procesů. Tato analýza se používá k identifikaci způsobu výměny informací mezi komponenty. Rozhraní lze popsat jako spojení mezi dvěma komponentami. To je popsáno na následujícím obrázku:
Analýza rozhraní se zaměřuje na níže uvedené otázky:
- Kdo bude rozhraní používat?
- Jaký druh údajů se bude vyměňovat?
- Kdy budou data vyměněna?
- Jak implementovat rozhraní?
- Proč potřebujeme rozhraní? Nelze úkol dokončit bez použití rozhraní?
Výhody:
- Poskytněte zmeškané požadavky.
- Určete předpisy nebo standardy rozhraní.
- Odhalte oblasti, kde by to mohlo být pro projekt rizikem.
Nevýhody:
- Pokud nejsou k dispozici vnitřní součásti, je analýza obtížná.
- Nelze jej použít jako samostatnou elitační aktivitu.
# 7) Pozorování
Hlavním cílem pozorovací relace je porozumět činnosti, úkolu, použitým nástrojům a událostem prováděným ostatními.
Plán pozorování zajišťuje, že všechny zúčastněné strany jsou si vědomy účelu pozorovacího zasedání, shodují se na očekávaných výsledcích a že zasedání splňuje jejich očekávání. Musíte účastníky informovat, že jejich výkon není hodnocen.
Během relace by měl pozorovatel zaznamenat všechny aktivity a čas potřebný k provedení práce ostatními, aby mohl simulovat totéž. Po skončení zasedání BA přezkoumá výsledky a bude pokračovat s účastníky. Pozorování může být aktivní nebo pasivní.
Aktivní pozorování je klást otázky a pokusit se zkusit práci, kterou dělají jiné osoby.
Pasivní pozorování je tiché pozorování, tj. sedíte s ostatními a jen pozorujete, jak dělají svou práci, aniž byste je interpretovali.
Výhody:
- Pozorovatel získá praktický vhled do práce.
- Oblasti zlepšování lze snadno identifikovat.
Nevýhody:
- Účastníci by mohli být vyrušováni.
- Účastníci mohou během pozorování změnit svůj způsob práce a pozorovatel nemusí mít jasný obraz.
- Nelze pozorovat činnosti založené na znalostech.
# 8) Prototypování
Prototypování se používá k identifikaci chybějících nebo nespecifikovaných požadavků. V této technice se klientovi často předvádějí ukázky vytvářením prototypů, aby klient získal představu o tom, jak bude produkt vypadat. Prototypy lze použít k vytvoření makety webů a k popisu procesu pomocí diagramů.
Výhody:
- Poskytuje vizuální reprezentaci produktu.
- Zúčastněné strany mohou poskytnout zpětnou vazbu brzy.
Nevýhody:
- Pokud je systém nebo proces velmi složitý, může být proces prototypování časově náročný.
- Zainteresované strany se mohou soustředit na konstrukční specifikace řešení, nikoli na požadavky, které musí jakékoli řešení řešit.
# 9) Workshopy společného vývoje aplikací (JAD) / požadavku
Tato technika je více procesně orientovaná a formální ve srovnání s jinými technikami. Jedná se o strukturované schůzky zahrnující koncové uživatele, PM, malé a střední podniky. Používá se k definování, vyjasnění a dokončení požadavků.
Tuto techniku lze rozdělit do následujících kategorií:
- Formální workshopy: Tyto workshopy jsou vysoce strukturované a obvykle se konají s vybranou skupinou zúčastněných stran. Hlavním zaměřením tohoto semináře je definovat, vytvořit, zdokonalit a dosáhnout uzavření obchodních požadavků.
- Workshopy na zlepšení obchodního procesu: Ty jsou ve srovnání s výše uvedeným méně formální. Zde se analyzují stávající obchodní procesy a identifikují se vylepšení procesů.
Výhody:
- Dokumentace je hotová během několika hodin a je rychle poskytnuta zpět účastníkům ke kontrole.
- Na místě získáte potvrzení o požadavcích.
- Úspěšně shromážděné požadavky od velké skupiny v krátkém období.
- Konsensu lze dosáhnout, protože otázky a otázky jsou kladeny za přítomnosti všech zúčastněných stran.
Nevýhody:
- Dostupnost zúčastněných stran může relaci zničit.
- Míra úspěšnosti závisí na odbornosti facilitátora.
- Motivu workshopu nelze dosáhnout, pokud je příliš mnoho účastníků.
# 10) Průzkum / Dotazník
U průzkumu / dotazníku je zúčastněným stranám dána sada otázek, aby bylo možné kvantifikovat jejich myšlenky. Po shromáždění odpovědí od zúčastněných stran jsou data analyzována za účelem identifikace zájmové oblasti zúčastněných stran.
Otázky by měly být založeny na rizicích s vysokou prioritou. Otázky by měly být přímé a jednoznačné. Jakmile je průzkum připraven, informujte účastníky a připomeňte jim, aby se zúčastnili.
Lze zde použít dva typy otázek:
- Otevřený: Respondent má svobodu poskytovat odpovědi vlastními slovy, než aby si vybral z předem definovaných odpovědí. To je užitečné, ale zároveň je to časově náročné, protože interpretace odpovědí je obtížná.
- Zavřít Ukončeno: Zahrnuje předdefinovanou sadu odpovědí na všechny otázky a respondent si musí z těchto odpovědí vybrat. Otázky mohou mít výběr z více možností nebo je lze řadit od důležitých po velmi důležité.
Výhody:
- Snadné získání dat od velkého publika.
- Na odpověď je zapotřebí méně času.
- Ve srovnání s rozhovory můžete získat přesnější informace.
Nevýhoda:
- Všechny zúčastněné strany se nemusí účastnit průzkumů.
- Otázky nemusí být všem účastníkům jasné.
- Otevřené otázky vyžadují další analýzu.
- Následné průzkumy mohou být vyžadovány na základě odpovědí poskytnutých účastníky.
Mezi všemi výše uvedenými technikami pět nejlepších technik, které se běžně používají pro elicitaci, je zobrazeno na následujícím obrázku.
Závěr
V tomto tutoriálu jsme viděli různé techniky vyvolávání požadavků. Nyní je čas podívat se na různé druhy dotazovacích otázek, které mohou být položeny ohledně technik elicitace.
Níže je uvedeno několik scénářů, které vám pomohou připravit se na pohovor:
- V organizaci existuje několik divizí a budete požádáni, abyste shromáždili požadavky na softwarový systém této organizace. V organizaci je N počet divizí a musíte shromáždit požadavky z každé divize. Jak budete jako obchodní analytik shromažďovat požadavky?
- Podíleli jste se na technikách vyvolávání požadavků? Pokud ano, který z nich je podle vás nejúčinnější a proč?
- Jaké jsou hlavní výzvy, kterým jste čelili při elitaci?
Pokuste se zjistit odpovědi na základě vašich zkušeností, vašich aktuálních projektů a odpovědi vložte do sekce komentářů. Dejte nám vědět, jak s výše uvedenými otázkami naložíte.
Šťastné učení !!
Doporučené čtení
- Jak otestovat specifikaci softwarových požadavků (SRS)?
- 20 nejčastějších dotazů a odpovědí na helpdesk (2021)
- Top 18 nejčastějších dotazů a odpovědí na call centra 2021
- Top 20 nejčastějších dotazů a odpovědí na HR rozhovory
- Jak se vypořádat se špatnými požadavky jako tester
- 5 smrtelných chyb ve správě požadavků a jak je překonat
- 35+ Nejčastější dotazy a odpovědi k rozhovorům s Microsoft Excel
- 34 Nejběžnější SoapUI Interview otázky a odpovědi